Mục đích & Phạm vi áp dụng
Mục đích
Đảm bảo bàn giao tiền bạc và công việc rõ ràng trước khi chuyển đi. Tránh trường hợp nhân sự chuyển đi để trốn tránh trách nhiệm tài chính hoặc trốn tránh kết quả làm việc yếu kém.
Phạm vi áp dụng
Toàn bộ Quản lý Khu vực (AM) và Quản lý khu vực thử vai (AAM) khi thực hiện điều chuyển (Tạm thời hoặc Chính thức) sang khu vực mới hoặc bộ phận khác.
Quy trình điều chuyển nội bộ
ĐIỀU CHUYỂN TẠM THỜI
- Định nghĩa: Tạm thời điều động sang vị trí mới để thử việc. Hợp đồng lao động gốc vẫn còn hiệu lực.
- Thời hạn: Tối đa 60 ngày liên tục (không kéo dài thêm).
- Sự đồng ý của nhân viên: Không bắt buộc theo luật, nhưng công ty yêu cầu nhân viên phải đồng ý và ký xác nhận trước khi chuyển.
- Mức lương: Không thấp hơn 85% mức lương cũ.
- Hợp đồng: Không thay đổi hợp đồng cũ, chỉ ký Biên bản điều chuyển tạm thời.
- Nếu không đạt yêu cầu: Hết 60 ngày (hoặc hết thời gian cam kết), nếu không đạt kết quả mong muốn sẽ dừng việc thử thách.
ĐIỀU CHUYỂN VĨNH VIỄN
- Định nghĩa: Thay đổi hẳn vị trí, chức vụ, bộ phận. Chỉ thực hiện chính thức sau khi vượt qua 60 ngày thử việc.
- Thời hạn: Không giới hạn thời gian (thường ký Hợp đồng lao động mới).
- Sự đồng ý của nhân viên: Bắt buộc nhân viên phải đồng ý và ký phụ lục hoặc hợp đồng lao động mới.
- Mức lương: Thay đổi theo khung lương (band lương) của vị trí mới.
- Hợp đồng: Ký hợp đồng lao động mới hoặc Phụ lục hợp đồng.
- Nếu không đạt yêu cầu: Được coi là vị trí chính thức nên sẽ áp dụng cách đánh giá, quản lý hiệu quả công việc thông thường.
Các tiêu chí sàng lọc điều chuyển
Nhân sự được phân loại vào 3 trạng thái dưới đây khi xét duyệt điều chuyển:
2.1. ĐỦ ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐIỀU CHUYỂN
Thử việc 60 ngàyNhân sự phải đáp ứng ĐỦ các điều kiện sau:
- 2 tháng đánh giá gần nhất đạt hoặc vượt kỳ vọng, không có tháng nào dưới mức 'Đạt'.
- Nhân sự phải đang ở trạng thái làm việc bình thường, không bị phạt hay bị đưa vào diện theo dõi kết quả làm việc yếu kém.
- Đã hoàn thành ≥ 80% yêu cầu công việc được giao hoặc có kế hoạch bàn giao rõ ràng cho phần còn lại.
- Quản lý hiện tại xác nhận đồng ý cho điều chuyển và nhân sự phải bàn giao tối đa 3 tuần.
- Không có vi phạm kỷ luật trong 12 tháng gần nhất.
- Các lần điều chuyển tạm thời trước đó đều có kết quả tốt.
- Không có hơn 1 lần điều chuyển trong 18 tháng tại cùng Khối.
- Quản lý mới xác nhận có nhu cầu thực tế và đã ký Kế hoạch hội nhập (Integration Plan). Có headcount ở vị trí này.
- Xác nhận từ Kiểm toán Nội bộ (IA) không có chiếm dụng tiền COD hoặc tài sản công ty.
- Xác nhận từ Doanh thu khách hàng (SO) không thông đồng nợ COD hoặc gian lận doanh thu.
- Tất toán các khoản truy thu lỗi vận hành, công nợ bồi thường.
Hiệu suất làm việc (Performance):
Bàn giao:
Kỷ luật & Lịch sử:
Vị trí tiếp nhận:
Tài chính & Kiểm soát:
2.2. ĐIỀU CHUYỂN CÓ ĐIỀU KIỆN
Thử việc 60 ngày với ràng buộc về KPI- Kết quả làm việc (Performance) 1 trong 2 tháng gần nhất ở mức 'Cần cải thiện', nhưng không phải 'Không đạt'.
- Có lý do chính đáng đặc biệt: Tái cấu trúc tổ chức (org restructure), nhu cầu vận hành thực tế từ COO (business need), vị trí cũ bị xóa bỏ.
- Bàn giao đầy đủ theo danh mục (checklist), không còn nhiệm vụ hoặc công việc quan trọng nào bị bỏ dở.
- Bắt buộc thử việc tạm thời 60 ngày ngay từ ngày đầu tiên.
- KPI được thiết lập từ tháng thử việc và ký TRƯỚC ngày bắt đầu (đây là KPI bắt buộc, không thương lượng).
- Bắt buộc phải được COO phê duyệt thông qua.
Các trường hợp được cân nhắc:
Cơ chế áp dụng:
2.3. KHÔNG ĐỦ ĐIỀU KIỆN
Trả hồ sơ kèm lý doNhân sự sẽ bị đánh giá là Không đạt điều kiện điều chuyển nếu vướng phải một trong các tiêu chí sau:
- Nhân sự đang trong diện theo dõi kết quả làm việc yếu kém mà Quản lý hiện tại/HRBP vẫn chưa chốt kết quả cuối cùng, hoặc tháng đánh giá gần nhất là 'Không đạt'.
- Hiệu suất làm việc liên tục dưới kỳ vọng 2 tháng liên tiếp.
- Đang trong quá trình xử lý kỷ luật hoặc đang bị điều tra.
- Đã từng nằm trong danh mục "Danh sách không được tái tuyển dụng" do có vi phạm lỗi.
- Đã từng không đạt các mục tiêu, kết quả kỳ vọng trong các lần điều chuyển trước đó tại GHN.
- Chưa hoàn thành bàn giao, còn nhiệm vụ quan trọng không có người nhận.
- Đã điều chuyển 1 lần trong vòng 18 tháng tại cùng Khối (trừ trường hợp đặc biệt do COO chỉ định).
Các chốt chặn tài chính bắt buộc riêng cho AM/AAM
Đối với vị trí Quản lý Khu vực (AM/AAM) quản lý dòng tiền và doanh số lớn, cần đáp ứng nghiêm ngặt các quy định sau trước khi xét duyệt trạng thái điều chuyển ở Mục 2:
3.1. Kiểm tra việc quản lý Tiền bạc & Tài sản
- Xác nhận từ Kiểm toán Nội bộ (IA): Không có lịch sử hoặc bất kỳ nghi vấn, khiếu nại nào đang bị điều tra về việc giữ tiền thu hộ (COD) hoặc tài sản của công ty trái quy định.
- Bàn giao CCDC & hàng hóa: CCDC và hàng hóa thực tế tại tất cả các bưu cục đang quản lý phải khớp 100% với số liệu trên hệ thống tại thời điểm nộp đơn.
- Doanh thu khách hàng (SO): Không có tình trạng thông đồng với khách hàng để cho nợ tiền COD sai quy định hoặc tự ý làm sai lệch doanh số (gian lận doanh thu).
3.2. Kiểm tra Truy thu & Công nợ
- Không duyệt điều chuyển cho AM/AAM có khoản tiền nợ hoặc tiền phạt chưa hoàn tất cao.
- Truy thu lỗi vận hành: Phải đóng đủ/hoàn tất hết các khoản tiền phạt do lỗi vận hành, đền bù mất mát hàng hóa xảy ra ở khu vực mình quản lý (nếu thuộc trách nhiệm liên đới hoặc trực tiếp).
- Các khoản nợ cá nhân: Phải thanh toán hết tiền tạm ứng công tác hoặc các khoản nợ cá nhân khác đối với công ty.
Rủi ro & Cơ chế kiểm soát
| Rủi ro | Cơ chế kiểm soát | Người phụ trách (PIC) |
|---|---|---|
| Nhân sự xin điều chuyển để thoát kỳ đánh giá cũ, tránh né áp lực KPI cũ. | Nằm trong tiêu chí loại trừ. Nếu hiệu suất và KPI đang trong giai đoạn cân nhắc, hồ sơ điều chuyển sẽ tạm ngưng (pending). | HRBP |
| Quản lý cũ đẩy nhân sự yếu kém sang bộ phận khác. | Việc đánh giá kết quả làm việc (Performance) là bắt buộc đối với Quản lý cũ, và Quản lý mới phải đọc báo cáo này. | Quản lý mới, Quản lý cũ |
| Quản lý mới nhận người mà không có kế hoạch rõ ràng, hoặc chỉ nhận vì cùng hợp gu. | Bắt buộc phải có kế hoạch nhân sự trước khi nhận người (manpower plan) và kế hoạch công việc chi tiết. | Quản lý mới |
| Quản lý cố tình gây khó dễ, block hoặc trì hoãn bàn giao bằng cách ghi nhận tiêu cực, ảnh hưởng đến KPI phát triển nhân tài của Quản lý đó. | Xây dựng cơ chế ghi nhận và chấm điểm quản lý về năng lực phát triển đội ngũ của Quản lý đó. | CoS/COO |
Các bước thực hiện
Chi tiết các bước thực hiện:
Bước 1: Lập đề xuất và đánh giá sơ bộ (Nhân sự & Quản lý cũ)
Nhân sự (AM/AAM): Chủ động gửi yêu cầu điều chuyển công tác.
Quản lý cũ: Tiến hành đánh giá hiệu suất làm việc (Performance) và đưa ra quyết định duyệt sơ bộ.
Bước 2: Kiểm tra công nợ & Thẩm định (IA/OE/CRC/Kế toán & HRBP)
IA/OE/CRC/Kế toán: Kiểm tra tiền bạc/nợ nần. Nếu có nợ/sai phạm, yêu cầu giải trình hoặc hoàn tất nợ.
HRBP: Sau khi hồ sơ sạch nợ, tiến hành kiểm tra điều kiện sàng lọc (hiệu suất, kỷ luật, lịch sử làm việc).
1. Lịch sử vi phạm: Nhân sự có lịch sử vi phạm kỷ luật, sai phạm quy trình hoặc đang bị điều tra hay không.
2. Nợ truy thu: Nhân sự có đang nợ tiền đền bù hàng hóa mất mát, phạt vận hành hay bất kỳ khoản công nợ chưa tất toán nào không.
Bước 3: Phỏng vấn & Phê duyệt (Quản lý mới & COO)
Quản lý mới: Đọc thông tin khuyến nghị, tiến hành phỏng vấn và ký kế hoạch công việc mới nếu đạt yêu cầu.
Trình COO: Hồ sơ được duyệt sẽ trình lên COO để duyệt quyết định cuối cùng.
Bước 4: Nhận quyết định & Cập nhật hệ thống (HRBP & C&B)
HRBP: Nhận quyết định điều chuyển chính thức và tạo điều chuyển cập nhật hệ thống.
Bộ phận C&B: Thực hiện các thủ tục nhân sự (ký phụ lục HĐLĐ mới, điều chỉnh lương nếu có).
Phòng ngừa rủi ro tài chính
Khóa quyền hệ thống
Ngay khi quyết định chuyển đi có hiệu lực, các quyền duyệt chi, duyệt hủy đơn trên hệ thống của AM/AAM tại khu vực cũ phải bị khóa ngay lập tức và chuyển giao cho người mới.
Kiểm tra lại sau khi chuyển đi (Hậu kiểm)
Bộ phận IA/CRC/OE có quyền kiểm tra đột xuất số liệu trong vòng 30 ngày kể từ khi AM/AAM chuyển đi. Nếu phát hiện sai phạm xảy ra trong thời gian quản lý cũ mà cố tình giấu, người đó vẫn bị xử lý kỷ luật nặng (sa thải hoặc truy tố pháp luật) và bị thu hồi tiền thưởng.